La CNAM utilise les nouvelles technologies pour une œuvre d’utilité publique d’ampleur nationale : la dématérialisation des Feuilles de soins

La CNAM innove. Après avoir renforcé le projet de remboursement des prestations via SMS dans un réseau de pharmacies (projet SOLI), la CNAM a entrepris la dématérialisation des feuilles de soins (projet DEFIS). Ce dernier projet consiste à éliminer, à terme, l’ordonnance papier et la feuille de soins pour les remplacer par des documents rempli sur écran. Un progrès décisif a été fait dans la gestion pour faciliter la vie des patients et réduire le temps de traitement des dossiers (d’un mois actuellement) à quelques jours après l’implantation de ce logiciel.

Qu’est-ce que DEFIS ?

DEFIS veut dire : « DEmatérialisation des FIches de Soins »  

Prenons les choses dans l’ordre :

1. Lorsqu’un patient se présente dans un cabinet ou à l’hôpital, la secrétaire médicale ou le médecin ouvre un dossier dans une application Web sécurisée à partir de la carte d’identité biométrique du patient en utilisant un lecteur de carte : à ce stade elle n’a tapé aucun nom sur le clavier, elle n’a fait que quelques clics qui lui ont permis de retrouver l’identification du patient.
2. Lorsque le médecin commence la visite, il ouvre le dossier du patient dans la Web application ; il confirme les informations ; puis à la fin de son examen, il passe à la prescription dans la Web Application : il sélectionne dans des listes déroulantes les médicaments à prescrire, les quantités, les analyses ou radio à réaliser. Les seules choses qu’il doit taper au clavier sont les éventuels commentaires pour la suite du processus.
3. A ce stade il n’y a pas besoin d’imprimer l’ordonnance, mais dans la phase pilote il y a impression de l’ordonnance au cas où les pharmacies ou laboratoires ne disposent pas d’Internet ou en cas de coupure d’électricité.
4. L’assuré se présente à la pharmacie, au laboratoire ou à l’opticien, etc. Ces établissements disposent des lecteurs de code à barres. Le numéro de dossier est scanné par le lecteur de code à barres et l’ordonnance apparaît sur écran permettant la fourniture des produits ou l’exécution des analyses. Ici encore, nul besoin de taper au clavier : des listes déroulantes permettent les choix sans souci de l’orthographe.
5. A tout moment le médecin peut consulter le dossier du patient pour constater le passage à la pharmacie et les résultats des analyses et réagir.
6. Pour la CNAM, les opérations de gestion et de remboursement débutent dès l’ouverture de dossier. Il n’y a plus de temps mort : un dossier peut être mis en remboursement immédiatement après sa clôture.

Parmi les nombreux avantages de ce nouveau système sera la gestion de dossier médical sécurisé  (actuellement absente) : Cela représente un avantage majeur car le médecin disposera à tout moment et en tout lieu de l’historique des antécédents de leurs patients. L’application fournira des statistiques et des tableaux de bord sur tel type de pathologie, tel type des médicaments les plus utilisés. Ce qui pourra constituer des futures bases de données médicales en Mauritanie.

Bénéfice pour les patients :

• Délai de traitement des dossiers de remboursements rapides.
• Plus d’archives papier à transporter d’un endroit à un autre, en dehors de la carte NNI.

Bénéfice pour le médecin :

• Limiter le droit de prescription à qui de droit
• Plus d’ordonnance à écrire.
• Liste des médicaments conventionnés à jour en permanence.
• Accessibilité des données et suivi des patients.

Bénéfice pour les autres prestataires : pharmaciens, laboratoires, opticiens

• Promotion de l’image du prestataire de soins : modernité, organisation, usage de nouvelles technologies
• Professionnalisation du métier.
• Pharmacie préparée pour le tiers payant
• Clarté des ordonnances.
• Médicaments disponibles car conventionnés.
• Plus de résultats à imprimer, sauf demande expresse du patient.

Bénéfice pour la Santé Publique

• Base de données scientifiques : fournir et compléter le SNIS classique
• Réduction de temps de traitement de l’assurance maladie.
• Maîtrise des médicaments conventionnés.
• Assainissement du marché des médicaments.

Une démarche de mise en œuvre originale

La description des caractéristiques du dispositif pourrait rester du domaine des bonnes intentions. La CNAM a entrepris une démarche de mise en œuvre à la hauteur de l’ambition des objectifs de DEFIS.

Conception et réalisation de la web Application

Cette démarche a commencé par réaliser la Web Application. Le choix s’est porté sur un développement autonome garantissant l’adaptabilité et l’évolutivité du logiciel. Ce dernier a été développé par Monsieur Sidi ould Ahmed Vall et son équipe, Architecte SAP à l’Université de Lausanne (Suisse). Une équipe locale est chargée du suivi technique et de la mise en œuvre.

Mobilisation des médecins, pharmaciens et laboratoires

Le point clé de la mise en œuvre est le soutien et la mobilisation des médecins. Des présentations aux DG des hôpitaux, des cliniques privées et à l’Ordre des Médecins ont permis de faire partager aux plus hautes instances médicales la vision de la CNAM et d’obtenir leur appui. Le ministère de la santé (la tutelle) représenté par le directeur des pharmacies et des laboratoires (DPL) en ayant participé à la réunion de présentation du logiciel, précise qu’il s’agit d’une réforme globale et que chacun doit y s’inscrire pour l’intérêt de tous.

Cet appui s’est matérialisé au cours des deux réunions de sensibilisation du corps médical qui se sont tenues à la CNAM les 12 et 14 août 2014. Sous la Présidence du Docteur Hassen, ancien représentant de l’OMS au cours de sa carrière, un discours introductif du DG de la CNAM et une ouverture par le Président de l’Ordre des Médecins, ont lancé les présentations techniques et organisationnelles. Ces dernières ont débouché sur un débat entre les médecins concernant l’applicabilité du dispositif. Ce débat a conclu a l’accord de tous les participants pour devenir partenaires de la phase pilote (jusqu’à la fin de l’année 2014). 35 médecins, et 15 pharmacies issues de ces réunions,  utiliseront le système et rapporteront leurs impressions à l’équipe de suivi en vue d’améliorations.

Mobilisation des Hôpitaux

Une douzaine d’établissements collectifs (cliniques et hôpitaux) ont été visités par la suite. Leur adhésion au dispositif est totale. Des formations complémentaires doivent être prévues pour adapter l’organisation détaillée aux contraintes hospitalières. Ces formations doivent être intégrées dans la mise en œuvre.

Conclusion :

une locomotive va être lancée, saura-t-on accrocher les wagons ?

Sans annonces publiques prématurées, ce projet a été mené efficacement jusqu’au point de mise en œuvre où la mobilisation des parties prenantes est indispensables. L’adhésion des parties prenantes est totale et les différentes réunions faites ont suscité l’intérêt et la volonté d’y participer. Le corps médical, pharmaceutique et la CNAM doivent relever le défi de la mise en œuvre de ce projet d’utilité publique d’ampleur nationale.